Biografklub Danmark A/S – CVR nr. 36973943

Opbevaring og sletning af personoplysninger
Indledning
Biografklub Danmark A/S har vedtaget følgende politik med henblik på at beskrive, hvordan Biografklubben håndterer opbevaringen og sletningen af personoplysninger.
Personoplysningerne er undergivet særlig lovmæssig beskyttelse og regulering i forbindelse med indsamling, brug, videregivelse, opbevaring m.v.

Reglerne om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandlingen af personoplysninger er fra den 25. maj 2018 fastlagt ved Persondataforordningen – Forordning 2016/679 af 27. april 2016, der finder direkte anvendelse i Danmark.
Forordningen suppleres med nationale bestemmelser, p.t. i form af Persondataloven, som forventes afløst af en ny databeskyttelseslov gældende i Danmark.

Biografklub Danmark A/S har ingen databeskyttelsesrådgiver og er ikke underlagt et krav om at have en sådan.
Selskabets direktør er ansvarlig for at påse overholdelsen af bestemmelserne i Persondataforordningen, gældende national lovgivning samt nærværende Politik.

I ethvert tilfælde hvor der måtte være spørgsmål til den politik Biografklub Danmark A/S har på området kan henvendelse rettes til Dorthe Marhauer mail@biografklubdanmark.dk. Dette gælder tillige såfremt der måtte være mistanke om manglende overholdelse af gældende bestemmelser og/eller denne politik.

Biografklub Danmark A/S behandler udelukkende personoplysninger, hvor der er hjemmel hertil enten
1) fordi der er givet et udtrykkeligt samtykke til behandlingen
2) fordi behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelsen af en aftale, som den registrerede er part i, når der er indgået aftale med Biografklub Danmark A/S om medlemskab af Biografklubben
3) fordi behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse der påhviler Biografklub Danmark A/S

Formålet med at indsamle og registrere personoplysninger
For at Biografklub Danmark A/S kan opretholde driften af biografklubben indsamles, behandles og lagres forskellige typer af personoplysninger, herunder personoplysninger om eksisterende og tidligere medlemmer, tillige med potentielle medlemmer, leverandører, samarbejdspartnere, forretningsforbindelser, nuværende og tidligere medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer og jobansøgere m.v.

Personoplysninger kan foreligge i papirform, men foreligger som udgangspunkt alene elektronisk i et register og behandles elektronisk på servere, databaser, computere, internetsider, cloudløsninger, mailsystemer, sikkerhedskopier eller andre medier, herunder opbevaring og behandling hos Selskabets databehandlere. Personoplysninger der modtages i papirform overføres efterfølgende til elektronisk form, hvorefter papiret makuleres.

Biografklub Danmark A/S indsamler ikke flere oplysninger, end dem der er tilstrækkelige og relevante for driften af Biografklubben, og omfatter således ikke mere, end hvad der kræves for at opfylde formålet om Biografklubbens forsvarlige drift, herunder den kommunikation med medlemmerne, der er nødvendig for den forsvarlige drift af Biografklubben. Biografklub Danmark A/S bestræber sig løbende på at tilrettelægge behandlingen, således at oplysningerne bliver ajourført i nødvendigt omfang og det tilsikres, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger.

Behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen om medlemskab der indgås ved tilmeldingen. For så vidt angår behandling af oplysninger om andre end medlemmer, sker det alene med henblik på at sikre hensynet til Biografklubbens forsvarlige drift.

Biografklub Danmark A/S opbevarer personoplysninger sikkert, og alene i den periode, der er nødvendig af hensyn til Biografklubbens drift. Opbevaring og sletning finder sted i overensstemmelse med denne politik.

Der er i denne politik vedtaget frister for løbende gennemgang og sletning af personoplysninger, således at det sikres, at der ikke opbevares oplysninger i et længere tidsrum, end hvad der er nødvendigt for Biografklubbens drift. Herefter slettes oplysningerne således at de registrerede ikke længere kan identificeres. Der er ved fastlæggelsen af politikken taget hensyn til de gældende lovkrav for Biografklubben. Adgangen til oplysningerne om de registrerede er forbeholdt de personer i Biografklubben, og de eksterne databehandlere, der har et sagligt behov for adgang til oplysningerne til opfyldelse af formålet med behandlingen.

Begreber
Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person
Dataansvarlig: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af oplysninger
Databehandler: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der behandler oplysninger på den dataansvarliges vegne
Behandling: Enhver operation eller række af operationer med eller uden brug af elektronisk databehandling, som oplysninger gøre til genstand for
Særlige kategorier: Oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, oplysninger om helbredsmæssige g seksuelle forhold

Indsamling
Der indsamles oplysninger om medlemmernes 1) navn 2) adresse 3) postnummer 4) mobiltelefonnummer 5) e-mail adresse 5) favoritbiograf.

Disse oplysninger indsamles ved køb af medlemskab eller oprettelse af profil.

Så længe medlemskabet er aktivt opbevares alle de personoplysninger, der er indsamlet og registreret om medlemmet. Formålet hermed er at bevare og opretholde overblikket over medlemmets relation til Biografklubben i form af den samlede historik herunder for at personalisere brugeroplevelsen og undersøge, hvordan Biografklubbens hjemmeside og app benyttes.

Ved udmeldelse slettes oplysningerne efter 5 år.

Der kan indsamles oplysninger om potentielle medlemmer ved brugen af cookies.

Hvis der indsamles oplysninger om potentielle medlemmer vil disse blive slettet efter 3 måneder.

Hvis et medlem anmoder om at udnytte sin ret til sletning, vil Biografklub Danmark A/S imødekomme et sådant ønske, med mindre der som følge af anden lovgivning er pligt til at opbevare personoplysningerne i et længere tidsrum. Der fremsendes i påkommende fald en nærmere redegørelse, for de forpligtelser Biografklub Danmark A/S er underlagt.

Såfremt der opstår en tvist med et medlem, vil alle relevante personoplysninger blive opbevaret indtil den pågældende tvist er endeligt afsluttet. Herefter slettes oplysningerne, såfremt disse i henhold til politikken skal slettes på dette tidspunkt.

Der indsamles aldrig andre oplysninger end de nævnte. Der indsamles således aldrig oplysninger indenfor de særlige kategorier er personoplysninger.

Biografklub Danmark A/S videregiver alene personoplysninger til andre virksomheder eller organisationer med henblik på markedsføring af Biografklub Danmark A/S og aldrig til markedsføring af andre.

Adgang til personoplysninger vedrørende nuværende og tidligere medlemmer samt potentielle medlemmer har alene de medarbejdere, der har behov for de pågældende personoplysninger til at udføre deres arbejde.
Biografklub Danmark A/S benytter på nuværende tidspunkt ikke automatiske slettemekanismer i IT-systemerne. Der iværksættes og gennemføres systematisk en manuel gennemgang og fjernelse af personoplysninger.

Ved sletning fjernes personoplysninger fra alle databaser, sager, dokumenter, korrespondance m.v.

Anden lovgivning
Biografklub Danmark A/S er i henhold til bogføringsloven og årsregnskabsloven pligtig at opbevare og behandle regnskabs- og bogføringsmateriale knyttet til regnskab og administration. Regnskabsmateriale skal, som udgangspunkt, opbevares i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, det pågældende regnskabsmateriale vedrører. Regnskabsåret for Biografklub Danmark A/S løber fra den 1. juli til den 30. juni og regnskabsmateriale opbevares således til og med den 30. juni 5 år efter regnskabsårets udløb.

Regnskabsmaterialet omfatter ikke alene årsregnskaber, ledelsesberetning og revisionsprotokoller men også alle registreringer, herunder transaktionssporet med registrering af transaktioner og opbevaring af tilhørende regnskabsmateriale tillige med aftaler om elektronisk dataudveksling indgået mellem Biografklubben og medlemmer samt interne og eksterne bilag og anden dokumentation for transaktionerne.

Regnskabsmateriale opbevares i følgende form: elektronisk og på papir.

Ansatte samt bestyrelsesmedlemmer
Biografklubben behandler personoplysninger om nuværende, tidligere samt potentielle medarbejdere tillige med personoplysninger om nuværende, tidligere samt potentielle medlemmer af bestyrelsen. Personoplysninger om potentielle medarbejdere, som ikke opnår ansættelse hos eller tilknytning til Biografklubben slettes 6 måneder efter, at der er blevet meddelt afslag til den pågældende. Personoplysninger om tidligere medarbejdere i Biografklubben slettes 5 år efter fratrædelsesåret er udløbet.

Personoplysninger om nuværende og tidligere bestyrelsesmedlemmer slettes indenfor de samme frister. For så vidt angår selskabets direktør og medlemmerne af selskabets bestyrelse er oplysningerne om navn, adresse og dato for tilknytning til selskabet, offentligt tilgængelige via bl.a. cvr.dk.

Overtrædelser
Ved eventuelle overtrædelser af reglerne for opbevaring af persondata eller ved mistanke om en overtrædelse skal der fremsendes meddelelse til selskabets direktør.
---
Denne politik er vedtaget af selskabets bestyrelse den 25. maj 2018. Bestyrelsen forbeholder sig ret til løbende at ajourføre og ændre politikken. Medarbejdere i selskabet vil blive orienteret herom via e-mail.

SÆSON 2019/2020

Premiere 13. juni 2019